Integritetspolicy

Hantering av personuppgifter på Translator Scandinavia

På Translator Scandinavia värnar vi om din personliga integritet och eftersträvar alltid en hög nivå av dataskydd (till exempel skulle vi aldrig sälja dina personuppgifter till ett annat företag).

Denna integritetspolicy förklarar hur vi samlar in och använder din personliga information. Den beskriver också dina rättigheter och hur du kan göra dem gällande. Det är viktigt att du tar del av och förstår integritetspolicyn och känner dig trygg i vår behandling av dina personuppgifter. Du är alltid välkommen att kontakta oss vid eventuella frågor.

Denna information kan komma att uppdateras. Senaste versionen finns alltid publicerad på vår webbplats. Om vi gör väsentliga förändringar i hur vi hanterar dina personuppgifter kommer vi att meddela dig via e-post. Senaste uppdatering 24 mars 2022.

Vad är en personuppgift och vad är en behandling av personuppgifter?

Personuppgifter är all slags information som direkt eller indirekt kan hänföras till en fysisk person som är i livet. T.ex. kan bilder och ljudupptagningar som behandlas på en dator vara personuppgifter även om inga namn nämns. Krypterade uppgifter och olika slags elektroniska identiteter (t.ex. IP-nummer) är personuppgifter ifall de kan kopplas till fysiska personer. Behandling av personuppgifter är allt som sker med personuppgifterna. Varje åtgärd som vidtas med personuppgifter utgör en behandling, oberoende av om den utförs automatiserat eller ej. Exempel på vanliga behandlingar är insamling, registrering, organisering, strukturering, lagring, bearbetning, överföring och radering.

Vem är ansvarig för de personuppgifter vi samlar in?

Translator Scandinavia AB, organisationsnummer 556412–6869 med adress Box 4209, 102 65, Stockholm, är personuppgiftsansvarig för företagets behandling av personuppgifter.

Vilka kontaktuppgifter samlar vi in om dig som kund och varför?

När du skickar en offertförfrågan till oss

För att kunna hantera en offert lagrar vi vissa av dina personuppgifter i vårt orderhanteringssystem, vår e-post och vår filserver. De personuppgifter vi lagrar är:

• Ditt förnamn och efternamn
• Dina kontaktuppgifter (adress, e-post och telefonnummer)
• Information om ditt företag (namn och organisationsnummer)

Laglig grund är fullgörande av avtal. Denna insamling av dina kontaktuppgifter krävs för att vi ska kunna fullgöra våra åtaganden.

Vi sparar uppgifterna så länge avtalet gäller och för en tid om 7 år därefter i syfte att kunna hantera eventuella reklamationsärenden samt lagkrav. Om det inte blir något avtal eller någon beställning raderar vi uppgifterna från våra system redan efter 2 år.

När du ingår i samarbete med oss

För att kunna hantera offert, beställningar och betalningar enligt vad vi har kommit överens om, lagrar vi vissa av dina personuppgifter i vårt orderhanteringssystem, vår e-post, vår filserver och vårt ekonomisystem. De personuppgifter vi lagrar är:

• Ditt förnamn och efternamn
• Dina kontaktuppgifter (adress, e-post och telefonnummer)
• Information om ditt företag (namn och organisationsnummer)
• Betalningsuppgifter (betalningshistorik och betalningsinformation)

Laglig grund är fullgörande av avtal. Denna insamling av dina kontaktuppgifter krävs för att vi ska kunna fullgöra våra åtaganden.

Vi sparar uppgifterna så länge avtalet gäller och för en tid om 7 år därefter i syfte att kunna hantera eventuella reklamationsärenden samt lagkrav.

Vilka kontaktuppgifter samlar vi in om dig som prospekt och varför?

För att kunna hitta nya kunder lagrar vi vissa av dina personuppgifter i våra orderhanteringssystem och e-postsystem. De personuppgifter vi lagrar är:

• Ditt förnamn och efternamn
• Dina kontaktuppgifter (adress, e-post och telefonnummer)
• Information om ditt företag (namn och organisationsnummer)

Laglig grund är intresseavvägning.

Behandlingar som utförs är registrering i vårt orderhanteringssystem samt anteckningar från eventuella presentationsmöten och/eller telefonsamtal.

Om det inte blir något avtal eller någon beställning raderar vi uppgifterna från våra system redan efter 2 år.

Vilka kontaktuppgifter samlar vi in om dig som leverantör av språktjänster och varför?

När du ingår i samarbete med oss

För att kunna kontakta dig vid uppdrag och hantera betalningar enligt vad vi har kommit överens om, lagrar vi vissa av dina personuppgifter i vårt orderhanteringssystem. De personuppgifter vi lagrar är:

• Ditt förnamn och efternamn
• Dina kontaktuppgifter (adress, e-post och telefonnummer)
• Ditt personnummer i de fall det är samma som ditt organisationsnummer (t.ex. enskild firma)
• Information om ditt företag (namn och organisationsnummer)
• Betalningsuppgifter
• Cv, personligt brev, akademiska bevis och arbetsintyg
  Dina kompetenser
• Bedömningar som vi gör av dina kompetenser

Informationen sparas även i andra it-system som vår filserver, vår e-posthanterare, vårt avtalshanteringssystem och vårt ekonomisystem.

Den rättsliga grunden för hanteringen är fullgörande av avtal med våra kunder och med dig som leverantör.

E-post och annan projektrelaterad dokumentation tas bort senast 7 år efter slutleverans av varje projekt.

Information om dig och dina kompetenser sparar vi tills vidare.

Om du ingår i ett anbud och/eller en offert tillsammans med oss kan informationen från ditt cv inkl. förnamn och efternamn, intyg och akademiska bevis skickas vidare till våra kunder.

Den rättsliga grunden för hanteringen är fullgörande av avtal.

Om du deltar i översättningsprojekt av börspåverkande dokumentation sparar vi, våra kunder och myndigheter följande personuppgifter:

• Förnamn och efternamn
• Telefonnummer
• E-postadress
• Personnummer eller motsvarande

I insiderförteckningen antecknas alla personer som har tillgång till insiderinformation och som arbetar för emittenten genom anställningskontrakt eller på annat vis utför uppgifter genom vilka de har tillgång till insiderinformation.

Informationen sparas i vår filserver, i Outlook och hos våra kunder, och raderas när du inte längre har tillgång till insiderinformation.

Den rättsliga grunden för hanteringen är lagkrav.

Vilka personuppgifter samlar vi in om dig som arbetssökande och varför?

För att kunna hitta nya medarbetare eller samarbetspartner lagrar vi vissa av dina personuppgifter i e-post och filserver. De personuppgifter vi lagrar är:

• Ditt förnamn och efternamn
• Dina kontaktuppgifter (adress, e-post och telefonnummer)
• Ditt personnummer i de fall det är samma som ditt organisationsnummer (t.ex. enskild firma) eller om det framgår av dina handlingar.
• Cv, personligt brev, akademiska bevis och arbetsintyg

Under ansökningsperioden. De flesta gallras efter rekryteringen är avklarad. Ansökningar som verkar kan vara intressanta för kommande rekryteringar sparar vi i upp till 2 år.

Vilka kontaktuppgifter samlar vi in om dig som leverantör av övriga tjänster och varför?

För att kunna kontakta dig och utföra vårt samarbete enligt vad vi har kommit överens om, lagrar vi vissa av dina personuppgifter i våra orderhanterings-, e-post- och ekonomisystem. De personuppgifter vi lagrar är:

• Ditt förnamn och efternamn
• Dina kontaktuppgifter (adress, e-post och telefonnummer)
• Ditt personnummer i de fall det är samma som ditt organisationsnummer (t.ex. enskild firma)
• Leverantörsbedömning
• Betalningsuppgifter

Den rättsliga grunden för hanteringen är fullgörande av avtal med leverantör.

Vi lagrar informationen tills dess att köpet har genomförts (inklusive leverans och betalning) och för en tid om 7 år därefter.

Personliga uppgifter i materialet som ska översättas

Förekomst av personuppgifter i texter som ska översättas.

T.ex. förnamn och efternamn på styrelsemedlemmar i en årsredovisning eller en patientjournal. Personuppgifter kan förekomma i materialet som ska översättas utan att vi är medvetna om det. Att hantera dessa eventuella personuppgifter kan vara en utmaning av olika anledningar, t.ex:

• Det kan vara omöjligt att identifiera personuppgifter i innehåll för översättning innan det redan har skickats för översättning och översättningen har påbörjats, till exempel på grund av uppdragets omfattning, formatet, eller för att projektledaren inte förstår källspråket.
• Den som beställer är inte alltid medveten om betydelsen av implikationerna kring gällande dataskydd och personuppgifter i material som ska översättas.
• Innehåll för översättning överförs inom olika länder för översättning.

Lagring

Projektrelaterad dokumentation inklusive texter som ska översättas sparas i 7 år efter slutleverans. Text i översättningsminnen sparas tillsvidare om inget annat har överenskommits.

Om vi upptäcker att texterna innehåller känsliga personuppgifter informerar vi kund om det, om möjlig anonymiserar vi dokumentationen innan vi sätter igång med uppdraget och om det inte går att anonymisera tar vi bort filerna från våra olika IT-system efter slutleverans.

Från vilka källor hämtar vi dina personuppgifter?

Utöver de uppgifter du själv lämnar till oss, kan vi också komma att samla in personuppgifter från någon annan (s.k. tredje part). De uppgifter vi samlar in från tredje part är följande:

1) Adressuppgifter från offentliga register för att vara säkra på att vi har rätt adressuppgifter till dig.

2) Uppgifter om kreditvärdighet från kreditvärderingsinstitut, banker eller upplysningsföretag.

Vilka kan vi komma att dela dina personuppgifter med?

Personuppgiftsbiträden.

I de fall det är nödvändigt för att vi ska kunna erbjuda våra tjänster delar vi dina personuppgifter med företag som är s.k. personuppgiftsbiträden för oss. Ett personuppgiftsbiträde är ett företag som behandlar informationen för vår räkning och enligt våra instruktioner. Vi har personuppgiftsbiträden som hjälper oss med:

1) Bokföring.

2) Marknadsföring (sökoptimering, webbdesign, pr).

3) It-tjänster (företag som hanterar nödvändig drift, teknisk support och underhåll av våra it-lösningar).

4) Affärssystem.

När dina personuppgifter delas med personuppgiftsbiträden sker det endast för ändamål som är förenliga med de ändamål för vilka vi har samlat in informationen (t.ex. för att kunna uppfylla våra åtaganden enligt köpeavtalet).

Vi kontrollerar alla personuppgiftsbiträden för att säkerställa att de kan lämna tillräckliga garantier avseende säkerheten och sekretessen för personuppgifter. Vi har skriftliga avtal med alla personuppgiftsbiträden genom vilka de garanterar säkerheten för de personuppgifter som behandlas och åtar sig att följa våra säkerhetskrav samt begränsningar och krav avseende internationell överföring av personuppgifter.

Företag som är självständigt personuppgiftsansvariga.

Vi delar även dina personuppgifter med vissa företag som är självständigt personuppgiftsansvariga. Att företaget är självständigt personuppgiftsansvarig innebär att det inte är vi som styr hur informationen som lämnas till företaget ska behandlas.

Självständiga personuppgiftsansvariga som vi delar dina personuppgifter med är:

1) Statliga myndigheter (polisen, Skatteverket eller andra myndigheter) om vi är skyldiga att göra det enligt lag eller vid misstanke om brott.

2) Företag som ombesörjer allmänna varutransporter (logistikföretag och speditörer).

3) Företag som erbjuder betallösningar (kortinlösande företag, banker och andra betaltjänstleverantörer).

När dina personuppgifter delas med ett företag som är självständigt personuppgiftsansvarig gäller det företagets integritetspolicy och personuppgiftshantering.

Var behandlar vi dina personuppgifter?

Vi strävar alltid efter att dina personuppgifter ska behandlas inom EU/EES och alla våra egna it-system finns inom EU/EES. Vid systemmässig support och underhåll kan vi dock vara tvungna att överföra informationen till ett land utanför EU/EES, t.ex. om vi delar dina personuppgifter med ett personuppgiftsbiträde som, antingen själv eller genom en underleverantör, är etablerad eller lagrar information i ett land utanför EU/EES. Biträdet får i dessa fall endast ta del av den information som är relevant för ändamålet (t.ex. loggfiler).

Oavsett i vilket land dina personuppgifter behandlas vidtar vi alla rimliga legala, tekniska och organisatoriska åtgärder för att säkerställa att skyddsnivån är densamma som inom EU/EES. I de fall personuppgifter behandlas utanför EU/EES garanteras skyddsnivån antingen genom ett beslut från Europeiska kommissionen om att landet ifråga säkerställer en adekvat skyddsnivå eller genom användandet av s.k. lämpliga skyddsåtgärder. Exempel på lämpliga skyddsåtgärder är godkänd uppförandekod i mottagarlandet, standardavtalsklausuler, bindande företagsinterna regler eller Privacy Shield. Om du vill få en kopia av de skyddsåtgärder som har vidtagits eller information om var dessa har gjorts tillgängliga är du välkommen att kontakta oss.

Hur länge sparar vi dina personuppgifter?

Vi sparar aldrig dina personuppgifter längre än vad som är nödvändigt för respektive ändamål.

Vad har du för rättigheter som registrerad?

Rätt till tillgång (s.k. registerutdrag).

Vi är alltid öppna och transparenta med hur vi behandlar dina personuppgifter och ifall du vill få en djupare insikt i vilka personuppgifter vi behandlar om just dig kan du begära att få tillgång till uppgifterna (informationen lämnas i form av ett registerutdrag med angivande av ändamål, kategorier av personuppgifter, kategorier av mottagare, lagringsperioder, information om varifrån informationen har samlats in och förekomsten av automatiserat beslutsfattande). Tänk på att ifall vi mottar en begäran om tillgång kan vi komma att fråga om ytterligare uppgifter för att säkerställa en effektiv hantering av din begäran och att informationen lämnas till rätt person.

Rätt till rättelse.

Du kan begära att dina personuppgifter rättas ifall uppgifterna är felaktiga. Inom ramen för det angivna ändamålet har du också rätt att komplettera eventuellt ofullständiga personuppgifter.

Rätt till radering.

Du kan begära radering av personuppgifter vi behandlar om dig ifall:

• Uppgifterna inte längre är nödvändiga för de ändamål för vilka de har samlats in eller behandlats.
• Du invänder mot en intresseavvägning vi har gjort baserat på berättigat intresse och ditt skäl för invändning väger tyngre än vårt berättigade intresse.
• Du invänder mot behandling för direktmarknadsföringsändamål.
• Personuppgifterna behandlas på ett olagligt sätt.
• Personuppgifterna måste raderas för att uppfylla en rättslig förpliktelse vi omfattas av.

Tänk på att vi kan ha rätt att neka din begäran ifall det finns legala skyldigheter som hindrar oss från att omedelbart radera vissa personuppgifter. Dessa skyldigheter kommer från bokförings- och skattelagstiftning samt bank- och penningtvättslagstiftning, men också från konsumenträttslagstiftning. Det kan också hända att behandlingen är nödvändig för att vi ska kunna fastställa, göra gällande eller försvara rättsliga anspråk. Skulle vi vara förhindrade att tillmötesgå en begäran om radering kommer vi istället att blockera personuppgifterna från att kunna användas till andra syften än det syfte som hindrar den begärda raderingen. Det innebär att du kan begära att vi inte raderar dina uppgifter.

Rätt till begränsning.

Du har rätt att begära att vår behandling av dina personuppgifter begränsas. Om du bestrider att personuppgifterna vi behandlar är korrekta kan du begära en begränsad behandling under den tid vi behöver för att kontrollera huruvida personuppgifterna är korrekta. Om vi inte längre behöver personuppgifterna för de fastställda ändamålen, men du däremot behöver dem för att kunna fastställa, göra gällande eller försvara rättsliga anspråk, kan du begära begränsad behandling av uppgift. Om du har invänt mot en intresseavvägning av berättigat intresse som vi har gjort som laglig grund för ett ändamål kan du begära begränsad behandling under den tid vi behöver för att kontrollera huruvida våra berättigade intressen väger tyngre än dina intressen av att få uppgifterna raderade. Om behandlingen har begränsats enligt någon av situationerna ovan får vi bara, utöver själva lagringen, behandla uppgifterna för att fastställa, göra gällande eller försvara rättsliga anspråk, för att skydda någon annans rättigheter eller ifall du har lämnat ditt samtycke.

Rätt att göra invändningar mot viss typ av behandling.

Du har alltid rätt att slippa direktmarknadsföring och att invända mot all behandling av personuppgifter som bygger på en intresseavvägning.

Intresseavvägning

I de fall vi använder en intresseavvägning som laglig grund för ett ändamål har du möjlighet att invända mot behandlingen. För att kunna fortsätta behandla dina personuppgifter efter en sådan invändning behöver vi kunna visa ett tvingande berättigat skäl för den aktuella behandlingen som väger tyngre än dina intressen, rättigheter eller friheter. I annat fall får vi bara behandla uppgifterna för att fastställa, utöva eller försvara rättsliga anspråk.

Direktmarknadsföring

Du har möjlighet att invända mot att dina personuppgifter behandlas för direktmarknadsföring. Invändningen omfattar även de analyser av personuppgifter (s.k. profilering) som utförs för direktmarknadsföringsändamål. Med direktmarknadsföring avses alla typer av uppsökande marknadsföringsåtgärder (t.ex. via post, e-post och sms). Marknadsföringsåtgärder där du som kund aktivt valt att använda en av våra tjänster eller annars sökt upp oss för att få veta mer om våra tjänster räknas inte som direktmarknadsföring (t.ex. produktrekommendationer eller andra funktioner). Om du invänder mot direktmarknadsföring kommer vi att upphöra med behandlingen av dina personuppgifter för det ändamålet liksom upphöra med alla typer av direktmarknadsföringsåtgärder.

Tänk på att du alltid har möjlighet att påverka vilka kanaler vi ska använda för utskick och personliga erbjudanden. T.ex. kan du välja att endast få erbjudanden från oss via e-post.

Rätt till dataportabilitet.

Om vår rätt att behandla dina personuppgifter grundar sig antingen på ditt samtycke eller fullgörande av ett avtal med dig har du rätt att begära att få de uppgifter som rör dig och som du har lämnat till oss överförda till en annan personuppgiftsansvarig (s.k. dataportabilitet). En förutsättning för dataportabilitet är att överföringen är tekniskt möjlig och kan ske automatiserad.

Vad är cookies och hur använder vi det?

Cookies är en liten textfil bestående av bokstäver och siffror som skickas från vår webbserver och sparas på din webbläsare eller enhet. Vi använder cookies för att följa upp våra marknadsföringsaktiviteters effektivitet och analysera vår trafik samt för viss funktionalitet på hemsidan. Vi vidarebefordrar även sådana identifierare och annan information från din enhet till de annons- och analysföretag som vi samarbetar med.

Du kan läsa mer om vilka cookies vi använder på https://www.translator-scandinavia.se/cookies/

Din webbläsare eller enhet ger dig möjlighet att ändra inställningarna för användningen och omfattningen av cookies. Gå till inställningarna för din webbläsare eller enhet för att lära dig mer om hur du justerar inställningarna för cookies. Exempel på sådant du kan justera är blockering av alla cookies, att endast acceptera förstapartscookies eller att radera cookies när du stänger ner din webbläsare. Ha i åtanke att vissa av våra tjänster kanske inte fungerar ifall du blockerar eller raderar cookies. Du kan läsa mer om cookies på post- och telestyrelsens webbsida, www.pts.se.

Hur kan du använda dig av dina rättigheter?
Ring på 08-702 0503, mejla oss på gdpr@translator-scandinavia.se eller via vårt kontaktformulär om du vill bli raderad eller spärrad och/eller om du vill rätta en uppgift.

Hur skyddas dina personuppgifter?

Vi använder it-system för att skydda sekretessen, integriteten och tillgången till personuppgifter. Vi har vidtagit särskilda säkerhetsåtgärder för att skydda dina personuppgifter mot olovlig eller obehörig behandling (såsom olovlig tillgång, förlust, förstörelse eller skada). Endast de personer som faktiskt behöver behandla dina personuppgifter för att vi ska kunna uppfylla våra angivna ändamål har tillgång till dem.

Vad innebär det att Integritetsskyddsmyndigheten, IMY, är tillsynsmyndighet?

Integritetsskyddsmyndigheten, IMY, är ansvarig för att övervaka tillämpningen av lagstiftningen, och den som anser att ett företag hanterar personuppgifter på ett felaktigt sätt kan lämna in ett klagomål till IMY.