Håndtering af personoplysninger hos Translator Scandinavia

Hos Translator Scandinavia værner vi om dit privatliv og stræber altid efter et højt niveau af databeskyttelse (f.eks. ville vi aldrig sælge dine personoplysninger til en anden virksomhed).

Denne fortrolighedspolitik forklarer, hvordan vi indsamler og bruger din personlige information. Den beskriver også dine rettigheder, og hvordan du kan udøve dem. Det er vigtigt, at du læser og forstår fortrolighedspolitikken og føler dig tryg ved vores behandling af dine personoplysninger. Du er altid velkommen til at kontakte os, hvis du har spørgsmål.

Denne information kan blive opdateret. Den seneste version findes altid på vores website. Hvis vi foretager væsentlige ændringer i den måde, vi behandler dine personoplysninger på, giver vi dig besked via e-mail. Seneste opdatering 20 mars 2022.

Hvad er personoplysninger, og hvad er behandling af personoplysninger?

Personoplysninger er enhver information, som direkte eller indirekte kan henføres til en levende, fysisk person. F.eks. kan billeder og lydoptagelser, der behandles på en computer, være personoplysninger, selv om der ikke nævnes navne. Krypterede oplysninger og forskellige typer af elektroniske identiteter (f.eks. IP-numre) er personoplysninger, hvis de kan knyttes til fysiske personer. Behandling af personoplysninger omfatter alt, hvad der foretages med personoplysningerne. Enhver aktivitet, der udføres med personoplysninger, udgør en behandling, uanset om den udføres automatisk eller ej. Eksempler på almindelige behandlinger er indsamling, registrering, organisering, strukturering, opbevaring, tilpasning, overførsel og sletning.

Hvem er ansvarlig for de personoplysninger, vi indsamler?

Translator Scandinavia AB, virksomhedsnummer 556412-6869 med adresse Box 4209, 102 65, Stockholm, er dataansvarlig for virksomhedens behandling af personoplysninger.

Hvilke kontaktoplysninger indsamler vi om dig som kunde og hvorfor?

Når du sender os en forespørgsel på et tilbud

For at kunne håndtere et tilbud gemmer vi nogle af dine personoplysninger i vores ordrestyringssystem, vores e-mailsystem og på vores filserver. De personoplysninger, vi gemmer, er:

  • Dit fornavn og efternavn
  • Dine kontaktoplysninger (adresse, e-mail og telefonnummer)
  • Oplysninger om din virksomhed (navn og virksomhedsnummer)

Retsgrundlaget er opfyldelse af kontrakter. Denne indsamling af dine kontaktoplysninger er nødvendig, for at vi skal kunne overholde vores forpligtelser.

Vi opbevarer oplysningerne, så længe kontrakten gælder, og i en periode på 7 år derefter for at kunne behandle eventuelle reklamationer og juridiske krav. Hvis det ikke ender med en kontrakt eller ordre, sletter vi oplysningerne fra vores systemer allerede efter 2 år.

OBS! Vi påtager os ikke arbejde for privatpersoner. Hvis du sender os en forespørgsel som privatperson, gemmer vi ingen personoplysninger om dig, og din forespørgsel inklusive evt. materiale, du har sendt til os med henblik på oversættelse, slettes fra vores systemer.

Når du indgår samarbejde med os

For at kunne håndtere tilbud, ordrer og betalinger ifølge aftale gemmer vi nogle af dine personoplysninger i vores ordrestyringssystem, vores e-mailsystem, på vores filserver og i vores økonomisystem. De personoplysninger, vi gemmer, er:

  • Dit fornavn og efternavn
  • Dine kontaktoplysninger (adresse, e-mail og telefonnummer)
  • Oplysninger om din virksomhed (navn og virksomhedsnummer)
  • Betalingsoplysninger (betalingshistorik og betalingsinformation)

Retsgrundlaget er opfyldelse af kontrakter. Denne indsamling af dine kontaktoplysninger er nødvendig, for at vi skal kunne overholde vores forpligtelser.

Vi opbevarer oplysningerne, så længe kontrakten gælder, og i en periode på 7 år derefter for at kunne behandle eventuelle reklamationer og juridiske krav.

Hvilke kontaktoplysninger indsamler vi om dig som potentiel kunde og hvorfor?

For at kunne finde nye kunder gemmer vi nogle af dine personoplysninger i vores ordrestyringsssystem og e-mailsystem. De personoplysninger, vi gemmer, er:

  • Dit fornavn og efternavn
  • Dine kontaktoplysninger (adresse, e-mail og telefonnummer)
  • Oplysninger om din virksomhed (navn og virksomhedsnummer)

Retsgrundlaget er en afvejning af interesser.

De behandlinger, der udføres, er registrering i vores ordrestyringssystem samt noter fra eventuelle præsentationsmøder og/eller telefonsamtaler.

Hvis det ikke ender med en kontrakt eller ordre, sletter vi oplysningerne fra vores systemer allerede efter 2 år.

Hvilke kontaktoplysninger indsamler vi om dig som leverandør af sprogtjenester og hvorfor?

Når du indgår samarbejde med os

For at kunne kontakte dig i forbindelse med opgaver og håndtere betalinger ifølge aftale gemmer vi nogle af dine personoplysninger i vores ordrestyringssystem. De personoplysninger, vi gemmer, er:

  • Dit fornavn og efternavn
  • Dine kontaktoplysninger (adresse, e-mail og telefonnummer)
  • Dit personnummer, hvis det er det samme som dit virksomhedsnummer (f.eks. enkeltmandsvirksomhed)
  • Oplysninger om din virksomhed (navn og virksomhedsnummer)
  • Betalingsoplysninger
  • CV, følgebrev, eksamensbeviser og arbejdsdokumentation
  • Dine kompetencer
  • Bedømmelser, vi foretager af dine kompetencer

Oplysningerne gemmes også i andre it-systemer, f.eks. på vores filserver, i vores e-mailsystem, vores aftalestyringssystem og vores økonomisystem.

Retsgrundlaget for behandlingen er opfyldelsen af kontrakter med vores kunder og med dig som leverandør.

E-mails og anden projektrelateret dokumentation slettes senest 7 år efter den endelige levering af hvert projekt.

Vi opbevarer information om dig og dine kompetencer på ubestemt tid.

Hvis du indgår i et udbud og/eller et tilbud sammen med os, kan informationen fra dit CV, herunder for- og efternavn, attester og eksamensbeviser, blive videresendt til vores kunder.

Retsgrundlaget for behandlingen er opfyldelse af kontrakter.

Hvis du deltager i oversættelsesprojekter omhandlende børsrelateret dokumentation, opbevarer vi, vores kunder og myndigheder følgende personoplysninger:

  • Fornavn og efternavn
  • Telefonnummer
  • E-mailadresse
  • Personnummer eller tilsvarende

Insiderlisten omfatter alle personer, der har adgang til intern viden, og som arbejder for udstederen gennem ansættelseskontrakter eller på anden måde udfører opgaver, som giver dem adgang til intern viden.

Informationen gemmes på vores filserver, i Outlook og hos vores kunder og slettes, når du ikke længere har adgang til intern viden.

Retsgrundlaget for behandlingen er lovgivningskrav.

Hvilke personoplysninger indsamler vi om dig som ansøger og hvorfor?

For at kunne finde nye medarbejdere eller samarbejdspartnere opbevarer vi nogle af dine personoplysninger i e-mails og på filserver. De personoplysninger, vi gemmer, er:

  • Dit fornavn og efternavn
  • Dine kontaktoplysninger (adresse, e-mail og telefonnummer)
  • Dit personnummer, hvis det er det samme som dit virksomhedsnummer (f.eks. enkeltmandsvirksomhed), eller hvis det fremgår af dine aktiviteter.
  • CV, følgebrev, eksamensbeviser og arbejdsdokumentation

I ansøgningsperioden. De fleste slettes, når rekrutteringen er afsluttet. Ansøgninger, der virker interessante med henblik på fremtidige ansættelser, opbevarer vi i op til 2 år.

Hvilke kontaktoplysninger indsamler vi om dig som leverandør af øvrige tjenester og hvorfor?

For at kunne kontakte dig og udføre vores samarbejde ifølge aftale gemmer vi nogle af dine personoplysninger i vores ordrestyrings-, e-mail- og økonomisystem. De personoplysninger, vi gemmer, er:

  • Dit fornavn og efternavn
  • Dine kontaktoplysninger (adresse, e-mail og telefonnummer)
  • Dit personnummer, hvis det er det samme som dit virksomhedsnummer (f.eks. enkeltmandsvirksomhed)
  • Bedømmelse af leverandører
  • Betalingsoplysninger

Retsgrundlaget for behandlingen er opfyldelse af kontrakter med leverandører.

Vi opbevarer informationen, indtil købet er gennemført (inklusive levering og betaling) og i en periode på 7 år derefter.

Personoplysninger i det materiale, der skal oversættes

Eventuelle personoplysninger i de tekster, der skal oversættes.

F.eks. fornavn og efternavn på bestyrelsesmedlemmer i en årsberetning eller en patientjournal. Der kan findes personoplysninger i det materiale, der skal oversættes, uden at vi er klar over det. At håndtere disse eventuelle personoplysninger kan være en udfordring af forskellige årsager, f.eks:

  • Det kan være umuligt at identificere personoplysninger i indhold til oversættelse, før det er blevet sendt til oversættelse, og oversættelsen er påbegyndt, f.eks. på grund af opgavens omfang, formatet, eller fordi projektlederen ikke forstår kildesproget.
  • Ordregiveren er ikke altid bevidst om betydningen af gældende databeskyttelse og personoplysninger i det materiale, der skal oversættes.
  • Indhold til oversættelse overføres til/fra forskellige lande med henblik på oversættelse.

Opbevaring

Projektrelateret dokumentation, herunder tekster, der skal oversættes, opbevares i 7 år efter endelig levering. Tekst i oversættelseshukommelser opbevares på ubestemt tid, medmindre andet er aftalt.

Hvis vi opdager, at teksterne indeholder følsomme personoplysninger, informerer vi kunden om det, anonymiserer om muligt dokumentationen, inden vi går i gang med opgaven, og hvis anonymisering ikke er mulig, sletter vi filerne fra vores forskellige it-systemer efter endelig levering.

Fra hvilke kilder indsamler vi dine personoplysninger?

Ud over de oplysninger, som du selv giver os, kan vi også indsamle personoplysninger fra andre (såkaldte tredjeparter). De data, vi indsamler fra tredjeparter, er følgende:

1) Adresseoplysninger fra offentlige registre for at sikre, at vi har de rigtige adresseoplysninger om dig.

2) Kreditvurderingsoplysninger fra kreditvurderingsinstitutter, banker eller informationsvirksomheder.

Hvem kan vi dele dine personoplysninger med?

11.1 Databehandlere.

Når det er nødvendigt, for at vi kan levere vores tjenester, deler vi dine personoplysninger med virksomheder, der fungerer som såkaldte databehandlere for os. En databehandler er en virksomhed, som behandler oplysningerne på vores vegne og i henhold til vores instrukser. Vi har databehandlere, som hjælper os med:

1) Bogføring.

2) Markedsføring (søgeoptimering, webdesign, PR).

3) It-tjenester (virksomheder, som varetager nødvendig drift, teknisk support og vedligeholdelse af vores it-løsninger).

4) Forretningssystemer.

Når dine personoplysninger deles med databehandlere, sker det kun til formål, som er forenelige med de formål, som vi indsamlede oplysningerne til (f.eks. for at kunne opfylde vores forpligtelser i henhold til købsaftalen).

Vi kontrollerer alle databehandlere for at sikre, at de kan give tilstrækkelige garantier med hensyn til sikkerheden og fortroligheden af personoplysninger. Vi har skriftlige aftaler med alle databehandlere, hvori de garanterer sikkerheden af de behandlede personoplysninger og forpligter sig til at overholde vores sikkerhedskrav samt begrænsninger og krav vedrørende international overførsel af personoplysninger.

11.2 Virksomheder, som er selvstændigt dataansvarlige.

Vi deler også dine personoplysninger med bestemte virksomheder, som er selvstændigt dataansvarlige. At virksomheden er selvstændigt dataansvarlig betyder, at det ikke er os, som styrer, hvordan de oplysninger, der gives til virksomheden, skal behandles.

Selvstændigt dataansvarlige, som vi deler dine personoplysninger med, er:

1) Offentlige myndigheder (politi, skattemyndigheder eller andre myndigheder), hvis vi er forpligtet til det ved lov eller ved mistanke om en strafbar handling.

2) Virksomheder, som varetager generel godstransport (logistikvirksomheder og speditører).

3) Virksomheder, som tilbyder betalingsløsninger (kortindløsende virksomheder, banker og andre udbydere af betalingstjenester).

Når dine personoplysninger deles med en virksomhed, som er selvstændigt dataansvarlig, er det virksomhedens fortrolighedspolitik og håndtering af personoplysninger, der er gældende.

Hvor behandler vi dine personoplysninger?

Vi tilstræber altid at behandle dine personoplysninger inden for EU/EØS, og alle vores egne it-systemer er placeret i EU/EØS. I forbindelse med systemsupport og vedligeholdelse kan vi dog være nødt til at overføre oplysningerne til et land uden for EU/EØS, f.eks. hvis vi deler dine personoplysninger med en databehandler, som enten selv eller via en underleverandør er etableret eller opbevarer oplysninger i et land uden for EU/EØS. I disse tilfælde må databehandleren kun få adgang til oplysninger, der er relevante for formålet (f.eks. logfiler).

Uanset i hvilket land dine personoplysninger behandles, træffer vi alle rimelige juridiske, tekniske og organisatoriske forholdsregler for at sikre, at beskyttelsesniveauet er det samme som i EU/EØS. I de tilfælde hvor personoplysninger behandles uden for EU/EØS, garanteres beskyttelsesniveauet enten ved en beslutning fra Europa-Kommissionen om, at det pågældende land sikrer et tilstrækkeligt beskyttelsesniveau, eller ved anvendelse af såkaldte fornødne garantier. Eksempler på fornødne garantier er godkendte adfærdskodekser i modtagerlandet, standardkontraktklausuler, bindende interne virksomhedsregler eller Privacy Shield. Hvis du ønsker en kopi af de beskyttelsesforanstaltninger, der er truffet, eller information om, hvor disse er gjort tilgængelige, er du velkommen til at kontakte os.

Hvor længe opbevarer vi dine personoplysninger?

Vi opbevarer aldrig dine personoplysninger længere end nødvendigt for det pågældende formål.

Hvilke rettigheder har du som registreret?

1.1     Indsigtsret (såkaldt registeruddrag).

Vi er altid åbne og transparente om, hvordan vi behandler dine personoplysninger, og hvis du ønsker at få mere viden om, hvilke personoplysninger vi behandler om netop dig, kan du anmode om indsigt i oplysningerne (informationen gives i form af et registeruddrag med angivelse af formål, kategorier af personoplysninger, kategorier af modtagere, opbevaringstidsrum, oplysninger om, hvorfra oplysningerne er indsamlet, og om der er tale om automatiske afgørelser). Vær opmærksom på, at hvis vi modtager en anmodning om indsigt, kan vi bede om yderligere oplysninger for at sikre, at din anmodning behandles effektivt, og at informationen gives til den rette person.

1.2     Ret til berigtigelse.

Du kan anmode om at få dine personoplysninger rettet, hvis de er urigtige. Inden for rammerne af det angivne formål har du også ret til at få fuldstændiggjort eventuelle ufuldstændige personoplysninger.

1.3     Ret til sletning.

Du kan anmode om sletning af personoplysninger, som vi behandler om dig, hvis:

  • Oplysningerne ikke længere er nødvendige for de formål, hvortil de blev indsamlet eller behandlet.
  • Du gør indsigelse mod en afvejning af interesser, som vi har foretaget på basis af legitim interesse, og din grund til at gøre indsigelse går forud for vores legitime interesse.
  • Du gør indsigelse mod behandling med henblik på direkte markedsføring.
  • Personoplysningerne behandles ulovligt.
  • Personoplysningerne skal slettes for at overholde en retlig forpligtelse, som vi er omfattet af.

Vær opmærksom på, at vi kan have ret til at afvise din anmodning, hvis der eksisterer juridiske forpligtelser, som forhindrer os i straks at slette visse personoplysninger. Disse forpligtelser kan hidrøre fra regnskabs-, skatte-, bank- og hvidvasklovgivningen, men også fra forbrugerlovgivningen. Behandlingen kan også være nødvendig, for at retskrav kan fastslås, gøres gældende eller forsvares. Hvis vi forhindres i at efterkomme en anmodning om sletning, vil vi i stedet blokere for, at personoplysningerne anvendes til andre formål end det formål, som forhindrer den anmodede sletning. Det betyder, at du kan anmode om, at vi ikke sletter dine oplysninger.

1.4     Ret til begrænsning.

Du har ret til at anmode om, at vores behandling af dine personoplysninger begrænses. Hvis du bestrider, at de personoplysninger, som vi behandler, er rigtige, kan du anmode om begrænset behandling i den periode, der er nødvendig for at fastslå, om personoplysningerne er rigtige. Hvis vi ikke længere har behov for personoplysningerne til de identificerede formål, og du derimod har brug for dem, for at retskrav kan fastlægges, gøres gældende eller forsvares, kan du anmode om begrænset behandling af oplysningerne. Hvis du har gjort indsigelse mod en interesseafvejning af legitim interesse, som vi har foretaget som retsgrundlag for et formål, kan du anmode om begrænset behandling i den periode, der er nødvendig for, at vi kan fastslå, om vores legitime interesser går forud for dine interesser i at få oplysningerne slettet. Hvis behandlingen er begrænset i henhold til en af ovenstående situationer, må vi kun, bortset fra opbevaringen, behandle oplysningerne med henblik på, at retskrav kan fastlægges, gøres gældende eller forsvares, eller for at beskytte en anden persons rettigheder, eller hvis du har givet dit samtykke.

1.5     Ret til at gøre indsigelse mod visse typer af behandling.

Du har altid ret til at undgå direkte markedsføring og til at gøre indsigelse mod enhver behandling af personoplysninger, som bygger på en afvejning af interesser.

Afvejning af interesser

I de tilfælde hvor vi anvender interesseafvejning som retsgrundlag for et formål, har du mulighed for at gøre indsigelse mod behandlingen. For fortsat at kunne behandle dine personoplysninger efter en sådan indsigelse skal vi kunne påvise en tvingende legitim grund til den aktuelle behandling, som går forud for dine interesser, rettigheder eller frihedsrettigheder. I modsat fald må vi kun behandle oplysningerne, for at retskrav kan fastlægges, gøres gældende eller forsvares.

Direkte markedsføring

Du har mulighed for at gøre indsigelse mod, at dine personoplysninger behandles med henblik på direkte markedsføring. Indsigelsen omfatter også de analyser af personoplysninger (såkaldt profilering), der foretages med henblik på direkte markedsføring. Ved direkte markedsføring forstås alle typer opsøgende markedsføringsaktiviteter (f.eks. via post, e-mail og sms). Markedsføringsaktiviteter, hvor du som kunde aktivt har valgt at bruge en af vores tjenester eller på anden måde har kontaktet os for at få mere at vide om vores tjenester, regnes ikke som direkte markedsføring (f.eks. produktanbefalinger eller andre funktioner). Hvis du gør indsigelse mod direkte markedsføring, vil vi standse behandlingen af dine personoplysninger til dette formål og samtidig ophøre med alle typer af direkte markedsføringsaktiviteter.

Vær opmærksom på, at du altid har mulighed for at påvirke, hvilke kanaler vi bruger til udsendelser og personlige tilbud. Du kan f.eks. vælge kun at modtage tilbud fra os via e-mail.

Ret til dataportabilitet.

Hvis vores ret til at behandle dine personoplysninger er baseret enten på dit samtykke eller på opfyldelsen af en kontrakt med dig, har du ret til at anmode om, at de oplysninger om dig, som du har givet os, overføres til en anden dataansvarlig (såkaldt dataportabilitet). En forudsætning for dataportabilitet er, at overførslen er teknisk mulig og kan automatiseres.

Hvad er cookies, og hvordan bruger vi dem?

Cookies er små tekstfiler bestående af bogstaver og tal, der sendes fra vores webserver og lagres i din browser eller på din enhed. Vi bruger cookies til at følge op på effektiviteten af vores markedsføringsaktiviteter og analysere vores trafik samt til visse funktioner på hjemmesiden. Vi videresender desuden sådanne identifikatorer og andre oplysninger fra din enhed til de reklame- og analysevirksomheder, som vi samarbejder med.

Du kan ændre eller tilbagekalde dit samtykke til cookie-erklæringen på vores hjemmeside.

Du kan få mere at vide om, hvilke cookies vi bruger, ændre eller tilbagekalde dit samtykke på https://www.translator-scandinavia.se/cookies/

Din browser eller enhed giver dig mulighed for at ændre indstillingerne for brugen og omfanget af cookies. Gå til indstillingerne for din browser eller enhed for at få mere at vide om, hvordan du justerer cookie-indstillingerne. Du kan f.eks. blokere alle cookies, udelukkende acceptere førstepartscookies eller slette cookies, når du lukker din browser. Vær opmærksom på, at nogle af vores tjenester muligvis ikke fungerer, hvis du blokerer eller sletter cookies. Du kan læse mere om cookies på https://erhvervsstyrelsen.dk/vaerd-at-vide-om-cookies.

Hvordan kan du gøre brug af dine rettigheder?

Ring til +46 08-702 0503, send os en e-mail på office@translator-scandinavia.se eller via vores kontaktformular, hvis du ønsker, at dine oplysninger slettes eller blokeres, og/eller hvis du ønsker at rette en oplysning.

Hvordan beskyttes dine personoplysninger?

Vi bruger it-systemer til at beskytte fortroligheden, integriteten og tilgængeligheden af personoplysninger. Vi har truffet særlige sikkerhedsforanstaltninger for at beskytte dine personoplysninger mod ulovlig eller uautoriseret behandling (f.eks. ulovlig adgang, tab, ødelæggelse eller beskadigelse). Kun de personer, der rent faktisk har brug for at behandle dine personoplysninger, for at vi kan opfylde vores angivne formål, har adgang til dem.

Hvad betyder det, at Datatilsynet er tilsynsmyndighed?

Datatilsynet er ansvarlig for at føre tilsyn med, at reglerne om databeskyttelse bliver overholdt, og enhver, der mener, at en virksomhed håndterer personoplysninger forkert, kan indgive en klage til Datatilsynet.

Tilbud Ring meg!