5 tips för bättre översättningar av årsredovisningar

Årsredovisningen – Om det finns ett enda dokument du kan vara säker på att alla dina kunder, partners, investerare och andra läser så är det just din årsredovisning. Det är genom den du kan sända alla de viktiga signalerna till dina intressenter. Och de kommer alla att läsa den –
utifrån olika perspektiv och intressen förstås, men de kommer att läsa den.

Det här betyder att ditt företags årsredovisning är ett av dina viktigaste verktyg för att skapa förtroende och intresse för er verksamhet. Den kommer att läsas och synas av alla från möjliga partners och investerare till framtida medarbetare och de där nyhetsmedierna ni gärna vill synas i. Och vad de läser kommer att påverka hur de ser på er och besluten de fattar.

För många företag är det ett måste att översätta sin årsredovisning till andra språk. Och därmed dyker det upp en helt ny dimension i arbetet med den, du behöver se till att årsredovisningen är lika bra på alla språk – att översättningen till t.ex. engelska håller måttet.

Här på Translator Scandinavia är översättningar av årsredovisningar en viktig del av vår verksamhet. Därför vill vi gärna dela med oss av fem viktiga tips som gör att du kommer att lyckas bättre med arbetet att få ditt företags årsredovisning översatt med hög kvalitet.

Är du redo? Här kommer de:

1. Börja planeringen i tid

För att verkligen säkra att arbetet med att översätta din årsredovisning blir rätt måste du börja i god tid. Du behöver tänka på översättningen redan när du börjar tänka på planeringen i stort, inte som något du kan som du kan ordna i slutet av processen.

Det finns flera orsaker till detta. En av de viktigaste är att då kan du säkra du att får rätt översättare, som passar just ditt företag. En annan är att det alltid brukar vara många parter inblandade i översättningsarbetet, och genom att ta med översättaren tidigt gör du alla medvetna om att detta är en viktig del i arbetet. Ifall din årsredovisning dessutom ska översättas till flera språk så krävs det alltid mer tid.

Vår erfarenhet är att de företag som börjar planera för årsredovisningen i oktober eller november och tar med översättaren i processen redan då lyckas bäst.

2. Dela upp arbetet i flera delar

En årsredovisning består alltid av flera olika delar – i början brukar det finnas texter som berättar om vad som skett under året på ett intresseväckande sätt (kallas ofta framvagnen) och i slutet finns siffrorna och rapporterna (bakvagnen kallad). Mellan dem finns ofta delar som går in på t.ex. hållbarhet eller bolagsstyrning.

Vänta inte till dess att alla delarna är färdiga innan du skickar dem för översättning. Då är du ofta mycket tätt inpå slutdatum och lämnar inte mycket tid för justeringar och förbättringar. Det påverkar lätt slutresultatet.

Det är bättre att dela upp årsredovisningen redan under framtagandet. Då kan du skicka över några delar tidigt, så att översättningsarbetet kan komma igång. Och om översättaren har flera delar att jobba med parallellt så upphör inte arbetet för att någon del behöver revideras. Är materialet i princip klart, meddela och skicka till projektledaren.

3. Bestäm vilken slags översättning du vill ha

För att din årsredovisning ska kännas trovärdig måste den reflektera hur ni är som företag. Exakt samma sak gäller för översättningen. Den ska få mottagaren att känna och tycka samma sak oavsett vilket språk hen läser på.

Några delar av det här har alla företag bra koll på, till exempel om årsredovisningen ska översättas till brittisk eller amerikansk engelsk. Men det finns mycket mer än så att tänka på.

Ta vd-ordet som exempel. Det finns inte ett enda sätt en vd kan låta på. Där en del vill låta passionerade och engagerade vill andra att det tydligt ska märkas att de har stor erfarenhet och branschkunskap. Hur de är som personer märks tydligt i originaltexten, och då måste det vara lika märkbart i översättningen.

Ju tidigare du tar med översättningen i planering ju bättre möjlighet har du att få rätt översättare – som kan säkra att alla texter blir lika trovärdiga som ursprunget, och säger samma sak.

4. Ha koll på tekniken

När du tänker årsredovisning ser du säkert en färdig produkt framför dig – idag ofta i både en tryckt och en digital version. Men innan den kommer så långt är det både många människor inblandade och flera olika tekniska verktyg.

Det här påverkar både din planering, hur lång tid tar olika moment, och vilka verktyg som används i olika faser.

Du och dina kollegor kanske arbetar i Word- och Excelfiler, men formgivaren som både gör designen och lägger in alla texter och tabeller arbetar oftast i program som InDesign. För att översättaren smidigt ska kunna samarbeta med formgivaren så använder vi verktyg som både kan ta in och exportera filer som fungerar i InDesign. Du kan läsa mer om detta i vår artikel Att översätta InDesign/.idml.

Det du behöver tänka på är att alla som är inblandade vet vilka verktyg som används, och hur det påverkar arbetet i olika faser. Vår erfarenhet är t.ex. att ett avsnitt som vd-ordet, där många förändringar sker kan vara bättre att behålla som ett Word-dokument tills de flesta justeringar är gjorda.

5. Ta översättningen på allvar

Om du är ansvarig för årsredovisningen på ditt företag, eller arbetar på en IR-byrå, så vet du att det här är ett arbete som kommer att hålla dig sysselsatt i flera månader. Du kommer att prata med många personer, allt från vd och styrelseordförande till ämnesexperter och externa revisorer – och du kommer att skriva många olika versioner av samma text. Det är inte en överdrift att säga att varje ord i årsredovisningen vägs på guldvåg.

Se till att du tar med dig guldvågen även när det kommer till översättningen. Det är lika viktigt att orden blir de rätta och att texterna känns likadant för en mottagare som läser på ett annat språk som för den som läser på svenska. Viktigare, på sätt och vis, eftersom årsredovisningen kan vara det enda den personen läser om just ditt företag.

Bra översättningar är ett hantverk, de tar tid. För att få en kvalitetsprodukt måste du ge översättaren både tid att arbeta och möjlighet att testa olika varianter för att nå fram till rätt tilltal.

Där har du våra fem tips. Vi hoppas att de hjälper dig att lyckas ännu bättre med din årsredovisning. Om du vill lära dig mer så rekommenderar vi gärna några andra artiklar:

Tre dyrbara misstag när du översätter årsredovisningar

Så lyckas du med att översätta din årsredovisning – Experterna tipsar

Viktigt att tänka på när du översätter årsredovisningar

Vill du ha hjälp med att översätta just ditt företags årsredovisning? Kontakta oss på office@translator-scandinavia.se eller ring på 08-702 05 03 så pratar vi vidare.

Offert Ring mig